Süreç Yönetiminde (BPM) Yapılan En Büyük 7 Hata ve Çözüm Yolları

İş Süreçlerinde BPM: Ölçüm, İyileştirme ve Otomasyon

Süreç yönetimi (BPM – Business Process Management), sadece süreç şeması çizmek değildir. Ama pratikte birçok şirket BPM’i “dokümantasyon işi” sanıp, beklediği verimlilik artışını göremiyor. Sonuç: ekipler süreçlerden şikâyet ediyor, onay akışları uzuyor, hatalar tekrar ediyor ve dijitalleşme yatırımı “beklenen etkiyi” üretmiyor.

Bu yazıda, süreç yönetiminde (BPM) en sık yapılan 7 büyük hatayı ve her biri için uygulanabilir çözüm yollarını bulacaksınız. Amaç: süreçlerinizi daha hızlı, ölçülebilir ve sürdürülebilir hale getirirken, otomasyon ve ERP gibi sistemlerle uyumu doğru kurmak.

BPM Nedir? Süreç Yönetimi Neden Kritik?

BPM; bir işin “kim tarafından, hangi adımlarla, hangi kurallarla ve hangi çıktıyla” tamamlandığını uçtan uca yönetme yaklaşımıdır. İyi tasarlanmış süreçler; kaliteyi artırır, maliyeti düşürür, müşteri memnuniyetini yükseltir ve büyümeyi daha kontrollü hale getirir.

BPM’in kritik olmasının nedeni basit: Şirket büyüdükçe süreçler “kendiliğinden” iyileşmez; tam tersine daha fazla kişi, daha fazla veri ve daha fazla onay noktası, işleri karmaşıklaştırır. Bu nedenle BPM, özellikle satış–sipariş, satın alma, stok, finans, muhasebe ve üretim gibi birbiriyle bağlı alanlarda fark yaratır.

Hata 1: Süreci Anlamadan Otomasyona Koşmak

Problem: Birçok ekip “önce otomasyon” diyerek sürecin problemlerini yazılıma taşır. Kötü süreç otomasyona girince, daha hızlı ama yine kötü çalışır.
Çözüm: Önce süreci yalınlaştırın:

  • Gereksiz onayları ve tekrarları kaldırın

  • Net giriş/çıkış tanımlayın (input/output)

  • Sorumlulukları belirleyin (kim, ne zaman, hangi koşulda?)

  • İstisnaları (exception) ayrı yönetin

Otomasyon, süreç iyi kurgulanınca çarpan etkisi yaratır.

Hata 2: Süreç Sahibi (Process Owner) Atamamak

Problem: “Herkesin süreci” aslında kimsenin sorumluluğu değildir. Süreçte tıkanma olduğunda sahip çıkacak kişi olmadığında işler e-posta ve telefon trafiğine döner.
Çözüm: Her kritik sürece süreç sahibi atayın:

  • Performans hedefi koyun (SLA, hata oranı, süre)

  • İyileştirme backlog’u oluşturun

  • Değişiklikleri onaylayacak tek sorumlu belirleyin

Süreç sahibi, sürekli iyileştirmenin motorudur.

Hata 3: KPI Olmadan “İyileştirdik” Demek

Problem: Ölçmediğiniz şeyi yönetemezsiniz. KPI yoksa iyileştirme “hissettim” seviyesinde kalır.
Çözüm: Her süreç için 3–5 temel metrik belirleyin:

  • Çevrim süresi (cycle time)

  • Bekleme süresi (waiting time)

  • İlk seferde doğru tamamlama (first-pass yield)

  • Hata/iadeye dönüş oranı

  • Maliyet (iş gücü + gecikme etkisi)

KPI’ları dashboard’a bağlayın; haftalık/aylık gözden geçirme rutini kurun.

Hata 4: Departman Bazlı Düşünüp Uçtan Uca Akışı Kaçırmak

Problem: Satış, satın alma, depo, muhasebe “kendi içinde iyi” çalışsa da uçtan uca akış kopuksa müşteri bunu hisseder.
Çözüm: Süreci uçtan uca ele alın:

  • “Sipariş alındı”dan “teslimat + fatura + tahsilat”a kadar haritalayın

  • Handoff noktalarını (departman geçişleri) azaltın

  • Tekil veri kaynağına yaklaşın (master data)

Burada ERP tarafı önem kazanır. Örneğin Mikro gibi ERP sistemlerinde satış–stok–finans verileri aynı yapıda tutulabildiği için, süreçte “aynı işin iki kere girilmesi” gibi hatalar azaltılabilir.

Hata 5: İstisnaları (Exception) Sürecin Kuralı Yapmak

Problem: “Bir kerelik” istisnalar zamanla normalleşir. Süreç, istisna yönetmeye çalıştıkça karmaşıklaşır ve herkes farklı yol izler.
Çözüm: İstisnaları ayrı yönetin:

  • İstisna türlerini listeleyin (fiyat sapması, stok yok, acil sipariş vb.)

  • İstisna için ayrı onay akışı tanımlayın

  • İstisna oranını KPI olarak takip edin

İstisna yönetimi düzenlenince süreç sadeleşir ve hata oranı düşer.

Hata 6: Değişim Yönetimini Atlamak (Eğitim, Adaptasyon, İletişim)

Problem: BPM projeleri teknik değil, insan projesidir. Ekip “neden değiştiğini” anlamazsa eski yöntemlere döner.
Çözüm: Basit bir değişim planı uygulayın:

  • Sürecin amacını ve faydasını net anlatın

  • Rol bazlı kısa eğitimler verin (30–45 dk)

  • İlk 2–4 hafta destek/geri bildirim hattı kurun

  • Süreci bozan noktaları hızlıca düzeltin

Kullanıcı benimsemesi olmadan süreç “kağıt üstünde” kalır.

Hata 7: Süreç Dokümantasyonunu Güncel Tutmamak

Problem: Süreç dokümanı güncel değilse, yeni gelen çalışan yanlış öğrenir; eski çalışan kendi bildiğini yapar.
Çözüm: “Yaşayan dokümantasyon” yaklaşımı kurun:

  • Süreç değişikliği olunca doküman güncellemesini zorunlu adım yapın

  • Versiyonlama kullanın (v1, v2, tarih, değişiklik notu)

  • Süreç sahibi onayı olmadan değişiklik yapılmasın

  • Kritik süreçlerde 6 ayda bir gözden geçirme yapın

Güncel doküman; kalite standardı ve denetlenebilirlik sağlar.

Sonuç: Doğru BPM, Daha Az Hata ve Daha Hızlı İş Demektir

Süreç yönetiminde (BPM) en büyük kayıp, aynı hataları tekrar tekrar yaşamaktır: ölçüm yok, sahip yok, uçtan uca bakış yok ve otomasyon yanlış yerde başlar. Bu yazıdaki 7 hatayı düzeltmek; daha kısa çevrim süreleri, daha düşük operasyon maliyeti ve daha yüksek müşteri memnuniyeti olarak geri döner.

BPM’i bir “proje” değil, sürekli iyileştirme alışkanlığı olarak kurduğunuzda; şirketiniz büyüse bile süreçleriniz dağılmaz, aksine daha da güçlenir.

İlgili Ürünlerimiz

Süreç Yönetim Sistemi (BPM)

Porkod BPM ile dijital iş akışları, hızlı onaylar ve düşük operasyonel yük. Süreç yönetiminde verimliliği artırın.
Bilgi al